Việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử thay vì chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp lên phòng đăng ký kinh doanh sẽ phát sinh thêm bước nhập dữ liệu lên các trường thông tin trên trang đăng ký kinh doanh qua mạng. Các trường thông tin này sẽ có sự khác biệt so với bản giấy. Khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng, cần lưu ý những nội dung sau:
Thứ nhất, khi nhập trường thông tin địa chỉ. Địa chỉ trong trang đăng ký doanh nghiệp sẽ bao gồm 5 cấp đến cấp quốc gia. Trong khi đó, địa chỉ trong mẫu giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp chỉ bao gồm 4 cấp đến cấp tỉnh (thành phố). Mặc dù đều là địa chỉ công ty nhưng để tránh trường hợp hồ sơ bị trả về do sai biểu mẫu, các bạn hãy để ý chi tiết này.
Thứ hai, trường thông tin về số điện thoại doanh nghiệp không cần thiết phải điền khi thành lập doanh nghiệp. Mặc dù thông tin về số điện thoại có thể bỏ trống khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Nhưng khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 63. Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại của doanh nghiệp trong hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại thì hồ sơ đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được coi là không hợp lệ.
Như vậy, mặc dù trường thông tin về số điện thoại doanh nghiệp không cần thiết phải điền khi đăng ký thành lập doanh nghiệp nhưng khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải thêm thông tin về số điện thoại.
Thứ ba, trường thông tin về kế toán trưởng có thể bỏ trống khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Bên cạnh thông tin về số điện thoại doanh nghiệp. Thông tin về kế toán trưởng (bao gồm họ tên và số điện thoại của kế toán trưởng) cũng có thể bỏ trống khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Do một công ty mới thành lập có thể chưa có đầy đủ nhân sự, nên có thể không có kế toán trưởng. Tuy nhiên, tương tự như trường thông tin về số điện thoại, trường thông tin về kế toán trưởng phải được bổ sung khi doanh nghiệp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Thứ tư, một công ty có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật. Nhưng khi điền thông tin ủy quyền chỉ được điền thông tin một người đại diện theo pháp luật. Theo đó, khi thành lập công ty mà có từ 02 người đại diện theo pháp luật trở lên, người đại diện theo pháp luật nào là người ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp sẽ là người đại diện ghi trong mục thông tin ủy quyền.
Thứ năm, tài liệu đính kèm trên trang đăng ký kinh doanh qua mạng phải là văn bản điện tử được số hóa từ bản giấy. Điều này được quy định tại Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
Điều 43. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Nghị định này và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.
2. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”.
3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;
c) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định này.
4. Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Theo đó, tài liệu đính kèm trên trang đăng ký kinh doanh bắt buộc phải là văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy, lưu dưới định dạng .doc, .docx, .pdf. Tài liệu được số hóa từ văn bản giấy được hiểu là tài liệu được chụp hoặc scan từ văn bản giấy. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể chọn sử dụng chữ ký số hoặc ký trực tiếp vào văn bản giấy và scan văn bản giấy để tạo thành văn bản điện tử. Như vậy, việc ký và lưu văn bản điện tử để tải lên hệ thống đăng ký kinh doanh qua mạng có thể thực hiện theo 02 cách:
– Cách 1 – sử dụng chữ ký số: doanh nghiệp in hồ sơ ra giấy, scan hồ sơ để tạo thành văn bản điện tử và sử dụng chữ ký số ký lên văn bản này.
– Cách 2 – sử dụng chữ ký tay trực tiếp: doanh nghiệp in hồ sơ ra giấy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký vào hồ sơ, doanh nghiệp scan hồ sơ để tạo thành văn bản điện tử.
Trên đây là những lưu ý khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Hy vọng bài viết giúp ích cho quá trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử của các bạn.
Was this helpful?
0 / 0